Анализируя опыт работы офис-менеджеров за рубежом, необходимо отметить, что должность эта является в некотором роде достаточно специфической. В разных компаниях варьируется круг обязанностей сотрудника. Именно поэтому общепринятых мировых стандартов при подготовке таких специалистов не существует.

ТРЕБОВАНИЯ ВЫСОКИЕ

Обязанности офис-менеджера определяются потребностями конкретной организации, числом ее сотрудников и требованиями руководства. В небольшой организации на плечи этого специалиста часто ложится внушительный объем функций - начиная с обязанностей личного помощника руководителя и заканчивая обязанностями секретаря, администратора, завхоза и даже РR-специалиста. В дополнение могут поручить даже ведение первичной бухгалтерии и решение кадровых вопросов.

 

Требования к офис-менеджерам в России и за рубежом
 

К кандидату на должность офис-менеджера за рубежом предъявляют достаточно высокие требования: специальное образование, не ниже чем бакалавриат, высокий уровень знания компьютера, современных программ, информационных технологий, владение иностранными языками, коммуникабельность, высокий уровень общей культуры и культуры делового общения, основы РR.

В плане личностных качеств от офис-менеджера ожидают в первую очередь наличия организаторских способностей, умения оперативно решать возникающие проблемы, а так же энергичности, ответственности, способности справляться с большим потоком информации, руководить людьми (поскольку приходится контролировать работу административного и обслуживающего персонала). (См. Таблицу 1)

 

ПО СТРАНАМ И КОНТИНЕНТАМ

США и Канада. Высокие требования к офис-менеджерам в этих странах определяются тем, что их роль в деятельности компаний за рубежом становится все более значимой и ответственной. Из публикаций в журнале OfficePRO следует, что офис-менеджерам в США все чаще поручают разработку и ведение новых проектов, работу с персоналом. Большую часть времени они посвящают организационным вопросам, не меньше внимания уделяют информационному обеспечению сотрудников офиса и руководителей различных рангов. Практически такие же условия работы, как в США, работодатели предлагают офис-менеджерам Канады. «Здесь в целом одинаковые требования к знаниям и навыкам, необходимым в офисной работе, - отмечает Лиз Хьюз, вице-президент OfficeTeam¹. - Однако поскольку в Канаде национальными языками являются английский и французский, правительство требует, чтобы каждый гражданин мог получить любую услугу, пользуясь тем языком, которым ему удобнее^»2. Соответственно, в этой стране офис-менеджер должен свободно владеть двумя языками, и ему приходится переходить с одного языка на другой 25-30 раз в день.
 

 

Бразилия. В Бразилии, где любая профессия строго регулируется законодательно, офис-менеджеры по-прежнему именуют себя секретарями. Большинство из них закончили технический или секретарский колледж. По словам Патриции Бритес, директора по международным отношениям FENASSEC в Сан-Паулу, и здесь «сфера деятельности офис-менеджеров все больше и больше расширяется, захватывает руководство проектами, обучение персонала, особенно на юго-востоке страны, где преимущественно размещены международные компании».
 

Великобритания. Согласно исследованиям OfficeTeam’s Summer 2003 National & Workplace Survey, офис-менеджеры Великобритании совсем немного времени уделяют набору текстов, стенографии и ответам на телефонные звонки, а больше решают организационные вопросы. Офис-менеджеры, владеющие несколькими языками, получают более высокие зарплаты, да и в континентальной Европе такие знания все чаще становятся необходимыми для секретарей, желающих получить престижную работу.
 

 

Бельгия, Германии, Франция. Если вы собираетесь стать офис-менеджером в Бельгии, вам необходимо знать три-четыре языка: фламандский, французский, немецкий и английский. Компании в этой стране в большинстве своем международные, и сотрудники должны переписываться и общаться на нескольких языках.
Впрочем, в Европе каждая страна отличается прежде всего своими культурными традициями, своим менталитетом. Например, офис-менеджер в Германии должен быть весьма сдержанным в отношениях с шефом. Во Франции гораздо больше времени приходится уделять организационным вопросам и постоянно следить за тем, чтобы шеф в нужное время находился в нужном месте, потому что французский бизнес - это в основном налаживание контактов и организация встреч.

Гонконг. «Если вам нравится динамичная, захватывающая рабочая обстановка, тогда, возможно, Гонконг - для вас, - говорит Роуз Лэм, региональный административный руководитель в гонконгском офисе компании Cotton Council International, филиала National Cotton Council of America. - Гонконг - дом корпоративных офисов самых продвинутых компаний мира. Владея иностранным языком (английским, французским или японским), вы можете получить работу в большой международной компании, использующей самые современные технологии. Кроме того, за знание иностранных языков работодатели могут в два раза увеличить зарплату, предоставить значительные бенефиты³, а также предложить более выгодные условия работы не только в Гонконге, но в Шанхае и других больших китайских городах».
«Японские работодатели требуют от подчиненных полного (если не абсолютного) послушания и подчинения, инициативность офис-менеджеров не поощряется, - отмечает Канако Берингер, которая работала офис-секретарем в компании по исследованию рынка Yano Research Institute (Токио) с 1994 по 1998 год, а в настоящее время является административным секретарем (офис-менеджером) компании Hitachi America Ltd. в Вашингтоне. - Отношение к работникам зависит от компании, но в целом японские фирмы намного отстают от американских. Основная причина в том, что в Японии из-за особенностей менталитета еще не готовы принимать женщин как серьезную рабочую силу. В нашей стране офис-менеджерами работают в основном женщины, и увольнение из-за замужества или рождения ребенка -очень распространенное явление. Со временем многие из них возвращаются на службу, но обычно на неполный рабочий день. А это означает и меньшие зарплаты, и невысокие должности, и ограниченные бенефиты»⁴. Конечно, стиль руководства определяет руководитель, но в любом случае японские офис-менеджеры, как и японские работники в целом, обычно исполняют приказы и стараются избегать конфликтов, споров.

 

ЧТО ЖЕ ВСЕ-ТАКИ ДЕЛАЕТ ОФИС-МЕНЕДЖЕР?

 
Анализ исследований OfficeNeam’s Summer 2003 National & Workplace Survey, посвященных особенностям работы офис-менеджеров, позволяет выявить основные требования к должностным обязанностям офис-менеджера в различных странах (Таблица 2).

 

Обязанности офис-менеджера в различных странах
 

 

Из таблицы видно, что наиболее обширный круг должностных обязанностей имеют офис-менеджеры в США, где им все чаще поручают разработку и ведение новых проектов, работу с персоналом. Большую часть времени этот специалист посвящает организационным вопросам по различным направлениям деятельности компании, не меньше внимания уделяет информационному обеспечению сотрудников офиса и руководителей всех рангов. Это объясняется тем, что в США руководители компаний стремятся к концентрации управленческих и исполнительских функций, или, иными словами, совмещению нескольких должностей. Поэтому им нужен не просто технический работник для обработки корреспонденции и дежурства на телефоне, а специалист, который занимается кадровой и управленческой деятельностью.
 

ГДЕ УЧИТЬСЯ?
 

 

Обучение по специальности «офис-менеджер» за рубежом предлагают многие колледжи и учебные центры, но содержание их учебных программ может существенно варьироваться. Одни делают акцент на изучении компьютерных офисных программ и оргтехники, другие углубляются в менеджмент и маркетинг, третьи уделяют внимание кадровому делопроизводству, бухгалтерии и психологии.

Наиболее престижное европейское образование по специальности «офис-менеджер» можно получить в Швейцарии, где насчитывается около 20 профильных колледжей, которые имеют узкую специализацию и дают хорошее профессиональное образование, в частности, в области секретарского дела, в вопросах управления офисом и сфере бухгалтерского учета.

Государственные и частные австралийские колледжи осуществляют профессиональную подготовку по широкому спектру направлений. Государственные колледжи, объединенные в систему ТАFЕ (Теchnical and Further Education), считаются наиболее престижными. Типовой набор предложений по офис-менеджменту в колледжах включает программы по бизнесу, менеджменту, маркетингу, бухгалтерскому учету, информационным технологиям, секретарскому делу, офисному дизайну. В группах обучается до 15 человек. Профессиональное обучение имеет выраженную практическую направленность, а по ряду специальностей можно пройти практикум (иногда дополнительно оплачиваемый).

В Австралии в зависимости от длительности обучения выпускник получает сертификат или диплом -обычный или продвинутого уровня (advanced status). Срок обучения для получения сертификата варьируется от 12 до 52 недель. За это время слушатели получают необходимую подготовку, позволяющую заниматься профессиональной деятельностью на младших административных должностях. Диплом выдается в среднем после 1,5-2 лет обучения, диплом продвинутого уровня - после 2,5-3 лет обучения. Этот диплом позволяет искать работу на менеджерские позиции среднего звена.

 

СКОЛЬКО СТОИТ ОФИС-МЕНЕДЖЕР?

 
Средний уровень зарплат в сопоставимых ценах в разных странах значительно варьируется. Выпускники колледжей, краткосрочных учебных курсов и соискатели без специального профильного образования ценятся дешевле. Уровень зарплаты возрастает, если претендент на должность имеет опыт работы в крупной фирме от двух лет, владеет несколькими иностранными языками, расторопен и сообразителен. Офис-менеджеры высокого уровня, много знающие и умеющие, как и любые другие специалисты, всегда ценятся дорого. Это вполне объяснимо: умелый помощник может сберечь руководителю минимум два-три часа в день.

Достоверно сопоставить уровень оплаты труда офис-менеджера в разных странах непросто, так как необходимо учитывать множество объективно сравнимых социально-экономических показателей. Учитывая среднюю заработную плату офис-менеджеров в различных странах, мы соотнесли уровень зарплат данной категории работников с уровнем оплаты труда других административных профессий - низко- и высокооплачиваемых (см. диаграмму).

Как видно из диаграммы, наиболее высокий уровень заработной платы по сравнению с другими категориями административных работников - у офис-менеджеров Канады и Америки, наиболее низкий - в Японии и Великобритании.

Рассматривая актуальный рейтинг профессии офис-менеджера, можно утверждать, что данная профессия во всем мире является одной из наиболее распространенных и востребованных на рынке труда среди административного персонала. Именно офис-менеджеры, согласно исследованиям OfficeTeam’s Summer 2006 National & Workplace Survey, занимают лидирующие места в рейтинге профессий. По утверждению аналитиков, эта тенденция сохранится до 2012 года.

Важно учитывать, что должность офис-менеджера - прекрасный старт в административной карьере. Предполагая множество обязанностей, она позволяет сотруднику полноценно выполнять функции управляющего и распорядителя в коллективе. Наибольшие возможности для карьерного роста представляются в США и Канаде.

Несмотря на различия языков и манер общения, дресс-кодов и культурных традиций, в работе офис-менеджеров всего мира очень много общего. Деятельность офис-менеджера за рубежом характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. От него требуется умение быстро переключаться с одного вида работы на другой. Кроме того, современный офис-менеджмент полилингвистичен, т.е. хороший специалист в этой области должен владеть несколькими иностранными языками. Поэтому специалисты офисного администрирования активно востребованы на рынке труда и уступают в четверке профессий - лидеров сферы офисных профессий лишь финансистам, координаторам оптовой торговли и руководителям.

 

 

 Э.Л.Лозовская

 

^{1 -} OfficeTeam - специализированная организация, оказывающая различные услуги профессионалам в сфере администрирования бизнеса в США, Канаде, Объединенном Королевстве, Франции, Бельгии, Чешской Республике и Австралии.

^{2 -} Колинько К. Легко ли быть профессионалом? По материалам журнала OfficePRO (США)

^{3 -} Бенефиты (англ. benefits) - неденежные вознаграждения, предоставляемые работникам как дополнение к зарплате или ее часть (например, обеды, билеты на проезд и т.п.)

^{4 -} Стародубинский Э. Управление персоналом в Японии // Консультант директора. 2002. № 15.